Res.Gral.AFIP 5043/21
Ref. Desafectación y destrucción de legajos aduaneros en poder del declarante -DF o PSAD- Procedimiento.
03/08/2021 (BO 04/08/2021)
VISTO el Expediente Electrónico N° EX-2021-00420618- -AFIP-DVCADUDICEOA#DGADUA del registro de esta Administración Federal, y
CONSIDERANDO:
Que la Res.Gral.AFIP 2573/09, sus modificatorias y complementarias, regula, entre otros aspectos, que el declarante en carácter de depositario fiel deberá archivar y resguardar la documentación aduanera por el tiempo que determina la legislación vigente, así como aportar la misma ante un requerimiento de esta Administración Federal de Ingresos Públicos.
Que la Res.Gral.AFIP 2721/09, sus modificatorias y complementarias, determina los lineamientos operativos aplicables a la documentación correspondiente a las destinaciones y operaciones aduaneras, así como a su conservación y digitalización, que podrá ser realizada en forma directa por el declarante (autoarchivo) o mediante un "Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización" (PSAD).
Que por los puntos 1. y 2. del artículo 5° de la resolución general mencionada en el párrafo precedente, se establece que el declarante en su carácter de depositario fiel deberá conservar la documentación aduanera por un plazo que se extenderá hasta CINCO (5) años después de operada la prescripción de la acción del Fisco correspondiente a la destinación u operación aduanera a que la misma se refiera y que, cumplido el mismo, esta Administración Federal determinará el destino final de la documentación.
Que, por su parte, la Res.Gral.AFIP 2987/10 efectúa determinadas precisiones respecto de la digitalización de los documentos aduaneros en trato.
Que la Res.Gral.AFIP 4654/19 indica el procedimiento respecto del destino final de la documentación aduanera en resguardo y archivo del declarante y determina, en su artículo 5°, que la destrucción de la documentación que haya sido desafectada por el servicio aduanero se realizará en el domicilio del declarante (auto-archivista) o en el que se disponga cuando se trate de un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), bajo la responsabilidad del declarante, quién deberá aportar las constancias correspondientes.
Que, en consecuencia, resulta conveniente modificar las Res.Gral.AFIP 2721/09 y Res.Gral.AFIP 4654/19, y establecer el procedimiento para la desafectación y destrucción de los legajos aduaneros en poder del/de la declarante -en su carácter de depositario/a fiel-, en forma directa (auto-archivo) o mediante un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD).
Que han tomado la intervención que les compete la Dirección de Legislación y las Subdirecciones Generales de Asuntos Jurídicos, Técnico Legal Aduanera, Recaudación, Sistemas y Telecomunicaciones, Operaciones Aduaneras Metropolitanas, Operaciones Aduaneras del Interior y Control Aduanero, y la Dirección General de Aduanas.
Que la presente se dicta en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 4°, 7° y 9° del Dec.618/97 del 10 de julio de 1997, sus modificatorios y complementarios.

Por ello,
LA ADMINISTRADORA FEDERAL DE LA ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS
RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Establecer el procedimiento para la desafectación y destrucción de los legajos aduaneros en poder del/de la declarante -en su carácter de depositario/a fiel-, en forma directa (auto-archivo) o mediante un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), cuyo plazo de guarda se encuentre cumplido, en los términos del artículo 5° de la Res.Gral.AFIP 2721/09 sus modificatorias y complementarias, el cual se consigna en el Anexo I (IF-2021-00804167-AFIP-SGDADVCOAD#SDGCTI) que se aprueba y forma parte de la presente.

ARTÍCULO 2°.- Sustituir el apartado 2. del artículo 5° de la Res.Gral.AFIP 2721/09, por el siguiente:
"2. Finalizado el plazo indicado en el punto anterior, esta Administración Federal determinará el destino final de la documentación".

ARTÍCULO 3°.- Sustituir el artículo 5° de la Res.Gral.AFIP 4654/19, por el siguiente:
"ARTÍCULO 5°.- La destrucción de la documentación que haya sido desafectada por el servicio aduanero se realizará en el domicilio que se disponga, cuando se trate de un auto-archivista o de un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD). Dicha destrucción se realizará bajo la responsabilidad del declarante, quién deberá aportar las constancias correspondientes.".

ARTÍCULO 4°.- Aprobar los modelos de "Acta de destrucción" y de "Declaración jurada para la comunicación de la destrucción de legajos", los que se consignan en los Anexos II (IF-2021-00802728-AFIP-SGDADVCOAD#SDGCTI) y III (IF-2021-00804623-AFIP-SGDADVCOAD#SDGCTI), respectivamente, los cuales se aprueban y forman parte de esta resolución general.

ARTÍCULO 5°.- Delegar en la Dirección General de Aduanas el dictado de la reglamentación que establezca el procedimiento para la desafectación y destrucción de la documentación aduanera a los fines de cumplimentar las disposiciones contenidas en esta resolución general.

ARTÍCULO 6°.- La presente entrará en vigencia el día de su publicación en el Boletín Oficial y será de aplicación conforme al cronograma de implementación disponible en el micrositio "Depositario Fiel" del sitio "web" de este Organismo (https://www.afip.gob.ar/DepositarioFiel/).

ARTÍCULO 7°.- Comuníquese, dese a la Dirección Nacional del Registro Oficial para su publicación en el Boletín Oficial, difúndase en el Boletín de la Dirección General de Aduanas y archívese.

Mercedes Marco del Pont


ANEXO I (Artículo 1°)
PROCEDIMIENTO ADUANEROS PARA LA DESAFECTACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LEGAJOS

I. Nómina.

1. Determinación de la nómina de los legajos aduaneros en las condiciones previstas en el artículo 2° de la Res.Gral.AFIP 4654/20.
1.1. En el mes de enero de cada año, la aplicación "Gestión de Desafectación de Legajos Aduaneros - Internos" pondrá a disposición del servicio aduanero la nómina de los legajos digitalizados (estado "DIGI"), que se encuentren con plazo de guarda cumplido, conforme lo establecido en la Res.Gral.AFIP 2721/09, sus modificatorias y complementarias.
1.2. Se excluirá de la nómina, los legajos que presenten alguna de las siguientes condiciones:
a) Rectificativa "B" total pendiente de aprobación del servicio aduanero.
b) Rectificativa "B" total rechazada por el servicio aduanero y sin digitalizar nuevamente.
c) Rectificativa "B" parcial pendiente de aprobación del servicio aduanero.
d) Rectificativa "B" parcial rechazada por el servicio aduanero y sin digitalizar nuevamente.
e) Rectificativa "A" pendiente de aprobación del servicio aduanero.
f) Que fueran requeridos por el servicio aduanero y no devueltos al/a la depositario/a.
g) Que tengan pendiente la presentación de algún documento aduanero.1.3. En caso de fallecimiento del/de la declarante -en su carácter de depositario/a fiel- se indicará en la nómina "Depositario Fallecido" con la fecha del evento que figura en el Sistema Informático MALVINA (SIM).

2. Evaluación por parte del servicio aduanero.
2.1. La dependencia aduanera en cuya jurisdicción se haya registrado la destinación podrá objetar la nómina de los legajos digitalizados que le fuera remitida, dentro de los CIENTO OCHENTA (180) días corridos, contados desde la fecha de su puesta a disposición.
2.2. Aquellos legajos no observados continuarán el procedimiento para su destrucción.
2.3. Consideraciones para procesos posteriores al período inicial del año 2009.
En el caso de períodos sucesivos al período inicial -operados a partir del año 2009- deberán incluirse en la evaluación de la nómina, los legajos que hayan superado las exclusiones originales a las que se refiere el punto 1.2. de este apartado I, o los motivos de rechazo por el servicio aduanero de conformidad con el punto 2.1. y que no hayan sido destruidos.
De mantenerse la situación motivante de la exclusión, deberá constar en los registros correspondientes.
2.4. Vencido el plazo indicado en el punto 2.1. de este apartado I, para que el servicio aduanero se expida respecto de la mencionada nómina, ésta no podrá ser modificada y se continuará el procedimiento para la destrucción de los legajos que no han sido objetados.

II. Acto administrativo y notificación al/a la depositario/a fiel y/o al Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD).

1. El acto administrativo que ordene la eliminación de documentos con plazos de guarda vencidos será suscripto por las dependencias aduaneras de registro y se notificará a/la depositario/a fiel en forma directa (auto-archivo) y/o al Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD) -según corresponda- acerca de los legajos aduaneros autorizados a su destrucción, mediante el "Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera" (SICNEA). Dicha notificación será remitida en forma automática, con el motivo "LEGAJOS AUTORIZADOS A DESTRUIR".

2. En caso que los sujetos enunciados no tengan en su poder el legajo que se le designa destruir deberán indicarlo, sistémicamente en la nómina, mediante el servicio con clave fiscal "Gestión de Desafectación de Legajos Aduaneros - Externos", justificando el motivo e indicando la fecha en que se produjo el evento.

3. Vencido el plazo de QUINCE (15) días hábiles desde la notificación al/a la depositario/a fiel y/o al Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD) -según corresponda-, el sistema informático dará por aprobados los legajos autorizados a ser destruidos, indicando en la nómina dicha aprobación y la fecha de ejecución. El/La declarante no podrá modificar datos de la nómina.

4. En el supuesto de tratarse de un/una declarante fallecido/a, se notificará para su destrucción al Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD) que tenga dichos legajos, ya sea por ser el/la depositario/a original o por haber recibido los mismos como carga pública, mediante el "Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera" (SICNEA).

III. Aviso de destrucción.

1. El/La depositario/a fiel en forma directa (auto-archivo) y/o el Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda, contarán con un plazo de CINCO (5) días hábiles, desde el vencimiento del plazo indicado en el punto 3. del apartado II, para dar aviso del lugar, fecha y hora en donde se realizará la destrucción de los legajos, debiendo consignar una casilla de correo electrónico y un número de teléfono de contacto. Dicho aviso, deberá realizarse en forma electrónica a través del "Sistema Informático de Trámites Aduaneros" (SITA) -establecido por la Res.Gral.AFIP 3754/15- a las aduanas en cuya jurisdicción se encontraren registrados los legajos a destruir.

2. La fecha indicada para la destrucción de los legajos no deberá ser inferior a los QUINCE (15) días hábiles de efectuado el aviso de destrucción y el lugar será el que disponga el/la declarante, sea que se trate de auto-archivista o Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD).

IV. Incumplimiento.
Transcurrido el plazo indicado en el punto 1. del apartado III de este Anexo I, sin haber recibido el aviso de destrucción correspondiente, se notificará mediante el "Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera" (SICNEA) el incumplimiento a/la depositario/a fiel en forma directa (auto-archivo) y/o al Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda.
El sujeto responsable será pasible de las sanciones dispuestas por el Código Aduanero y normas complementarias. Ello sin perjuicio de la suspensión o inhabilitación para continuar operando en el Sistema Informático MALVINA (SIM) como depositario/a fiel o como Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda, conforme lo previsto en el artículo 8° de la Res.Gral.AFIP 2721/09 y sus modificatorias y del artículo 6o de la Res.Gral.AFIP 2573/09 y sus modificatorias.

V. Intervención del servicio aduanero.
Recibido el aviso indicado en el punto III de este Anexo I, el servicio aduanero deberá emitir su pronunciamiento con un plazo mínimo de DOS (2) días hábiles de antelación a la fecha de destrucción de los legajos informada por parte del/de la declarante -auto-archivo o PSAD-. Dicho pronunciamiento, deberá ser notificado mediante el "Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera" (SICNEA) y se indicará lo siguiente:
a) El rechazo del aviso, explicando los motivos por los cuales no se dará curso a lo requerido, o
b) La aprobación del aviso, indicando si el servicio aduanero presenciará o no, el acto de destrucción de la documentación.
De no producirse el rechazo o la aprobación del aviso por parte del servicio aduanero dentro del plazo indicado, el/la depositario/a fiel en forma directa (auto-archivo) o el Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda, estará en condiciones de proceder a la destrucción de la documentación en el lugar, fecha y hora indicada en el trámite SITA oportunamente enviado.
En cualquiera de los casos, el servicio aduanero podrá presenciar el acto de destrucción de los legajos cuando así fuere evaluado por las áreas encargadas de intervenir en el procedimiento de desafectación establecido por la presente.

VI. Destrucción de los legajos.

1. En caso que la destrucción se lleve a cabo con la presencia del servicio aduanero, el/la depositario/a fiel en forma directa (auto-archivo) o el Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda, deberá generar un acta de firma conjunta, de acuerdo al modelo "Acta de destrucción" establecido en el Anexo II de la presente para ser suscripta por al menos DOS (2) funcionarios/rias.

2. De no contar con la presencia del servicio aduanero, el/la depositario/a fiel en forma directa (auto- archivo) o el Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda, deberá informar, en el plazo de DOS (2) días hábiles, que se ha efectuado la destrucción de los legajos aduaneros al área competente. Dicho informe, tendrá el carácter de declaración jurada y deberá elaborarse conforme al modelo del Anexo III de esta norma.

3. Ambos supuestos deberán informarse a través del "Sistema Informático de Trámites Aduaneros" (SITA), indicando el tipo de destrucción, hora de inicio y de finalización, e identificación de la nómina, de acuerdo a los modelos establecidos en los Anexos II o III de la presente, según corresponda. Asimismo, deberá adjuntarse un informe con el certificado de destrucción o de recepción de los desechos por parte de una entidad benéfica que participe en programas de reciclaje de papel.
En el caso que no se remita la información en el plazo indicado, se procederá conforme lo establecido en el apartado IV del presente anexo.

4. Los costos que por cualquier concepto demande el proceso integral de destrucción (logística, transporte, limpieza, entre otros), quedarán exclusivamente a cargo del auto-archivista o del Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda.

5. Cuando se efectúe el envío del trámite electrónico SITA indicado en el punto 3. de este apartado VI, el sistema actualizará automáticamente la novedad e indicará los legajos que han sido destruidos.


ANEXO II (Artículo 2o)
MODELO DE ACTA DE DESTRUCCIÓN


ANEXO III (Artículo 2o)
MODELO DE DECLARACIÓN JURADA PARA LA COMUNICACIÓN DE LA DESTRUCCIÓN DE LEGAJOS.